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La gestione dei documenti comprende la creazione del documento, o la sua acquisizione per i documenti provenienti dall’esterno,  la sua archiviazione, ricerca e distribuzione. È ovviamente un’attività fondamentale all’interno di uno studio professionale o di un’azienda, a prescindere da quale sia il core business dello studio stesso. Anche studi di piccole dimensioni e professionisti singoli devono dedicare una parte del proprio tempo e delle proprie risorse a questo tipo di attività, la cui efficacia ed efficienza si ripercuote sui rapporti con committenti, fornitori, pubblica amministrazione, ecc.

La gestione dei documenti avviene tradizionalmente in maniera manuale, archiviando la copia cartacea del documento stesso e ricercandola quando se ne ha la necessità. Anche mantenendo questo approccio “manuale”, l’introduzione di strumenti informatici permette di risparmiare una notevole quantità di tempo: recenti misurazioni effettuate dalla Fondazione Politecnico di Milano su studi professionali, attività commerciali e artigiane ha quantificato i minuti impiegati ogni mese per l’archiviazione e la ricerca di informazioni e documenti. Le misurazioni sono state effettuate in due fasi: nella prima il documento viene trattato in versione cartacea, mentre nella seconda viene scansionato e archiviato in formato elettronico. La tecnologia utilizzata è un semplice scanner, di solito già presente nella maggior parte dei studi professionali, quindi non prevede un costo ulteriore. Il risparmio ottenuto però davvero notevole: nel caso peggiore, cioè quello in cui il risparmio è meno rilevante, il tempo impiegato per l’archiviazione si riduce al 20%, quello per la ricerca di informazioni passa da più circa 7h/mese a meno di 1h/mese e quello per la ricerca di documenti si riduce da 221 min/mese a 31 min/mese. (Le misurazioni sono tratte da questo articolo: http://www.pmi.it/tecnologia...digitalizzazione-i-risparmi...)

La Conservazione Sostitutiva

Sotto certe condizioni, regolate dalla legge italiana, i documenti elettronici sono equiparati a quelli cartacei: si parla in questo caso di “conservazione sostitutiva”. Alcuni documenti devono essere conservati per legge un certo numero di anni: possono essere conservati digitalmente invece che su supporto cartaceo se il formato digitale viene “bloccato” nella forma, nel contenuto e nel tempo. Per ottenere ciò è necessario apporre la firma digitale e la marca temporale: la prima garantisce l’autenticità del contenuto e dell’autore, mentre la seconda permette la datazione certa. Il documento informatico acquista così valore probatorio ai fini legali e fiscali e sostituisce a tutti gli effetti la versione cartacea.

  • Punto 3. Come Funziona un Document Management System (DMS)
  • Punto 4. Soluzioni OpenSource di DMS
  • Punto 5. Vantaggi nell’adozione di Soluzioni DMS sia in termini di costo che organizzativi
  • Punto 00. Prendere confidenza con i Content Management System (CMS)
--- da revisionare

Gli strumenti per gestire i contenuti mediante applicativi/software, i così detti CMS, costituiscono il punto di partenza per chi ha la necessità di gestire contenuti (documenti, note, immagini, video ...) in modo organizzato e senza preoccuparsi di capire quale è l’ultima versione.

Per dare un nome proprio al termine CMS, possiamo citare i due più diffusi in Italia: Wordpress e Joomla.

Sfatiamo alcuni miti alla luce in favore a questi due nomi:

  • sono troppo spesso associati ai siti internet: è soltanto uno degli output, che i webmaster, che li conoscono approfonditamente, sfruttano per crearli;

  • non si installano con il doppio click: è vero, ma una volta imparato con delle semplici guide, for dummies, forse risulterà anche più semplice;

  • sono sul web e quindi sono pubblici: quando sono sul web, esistono delle regole che permettono di fare vedere/modificare agli specifici utenti e a vari livelli: a proposito avete mai sentito parlare di visitatore, editor, moderatore, amministratore?

  • sono dei software, ma l’accesso avviene tramite browser, quindi ho bisogno di una connessione a internet: si tratta di sistemi client/server, che utilizzano il browser per il lato client, ma si tratta solo di una comodità; mentre per accedervi non è strettamente necessario avere la connessione ad internet, perchè nessuno vieta di fare tutto sul proprio PC, perchè sono soluzioni che hanno bisogno di poche risorse hardware e non è necessario spendere per aggiornamenti dei componenti;

  • mi trovo davanti per la prima volta a Joomla e non so da dove partire e capire la logica: se dovessi spiegare in una riga cosa è un CMS, direi che è semplicemente l’evoluzione del ben noto Esplora Risorse per gestire i file.

Una soluzione organizzata

L’utilizzo di un CMS permette di ottenere un organizzazione dei contenuti senza limite di specializzazione. È infatti possibile partire da una logica di organizzazione dei file in cartelle, fino ad arrivare ad un complesso sistema bibliotecario. Partendo da quest’ultimo, bisogna immaginare la disposizione degli scaffali di una comune biblioteca, per approfondire, quale logica è stata seguita per posizionare i libri. Non esiste un sistema logico perfetto per posizionare un libro nello scaffale giusto, ma si può affidarsi ad un continuo perfezzionamento, a cura del bibliotecario, di capire gli interessi dei visitatori e posizionarli in modo tale che non si perdano tra i corridoi e possano sedersi tranquilli vicino ad uno scaffale e trovare tutto ciò che hanno bisogno in quel momento. Il lavoro del bibliotecario è anche quello di consigliare ed indirizzare, ma l’organizzazione è alla base di qualsiasi magazzino o biblioteca. Ora passiamo al comune Esplora Risorse (o Finder per il MAC): quante ore si passa ad organizzare i file e a cancellare quelli inutili o le copie? Come il bibliotecario, anche ognuno di noi cerca il modo migliore per organizzare i propri contenuti, in un modo che sia facile ricordare dove sono, nel momento in cui serviranno nel futuro. Siamo infatti predisposti per costruirci delle mappe mentali, con cui siamo abituati a ritrovare i percorsi logici, che usiamo ogni qualvolta archiviamo un contenuto. Tutto questo si complica a dismisura, non appena una seconda persona entra nel sistema di organizzazione, portando spesso a copie dei contenuti, per ognuno dei componenti del team di lavoro, affidando l’organizzazione forzata ad un soggetto che si occupa di questo e si prende la responsabilità che il sistema di condivisione continui a funzionare. Può anche succedere che una persona singola, abbia però la necessità di accedere da più postazioni (casa, ufficio, mobile, ...) e si utilizza il comune metodo di inserire tutto sulla chiavetta usb e sperare di non perdere niente. Sono noti oggigiorno i sistemi cosidetti cloud, come Dropbox e Drive, che anticipano la logica dell’organizzazione; questi sono arrivati dopo i CMS, ma svolgono un lavoro fondamentalmente molto simile e accoppiati possono semplificare molto la gestione dei contenuti.

L’obiettivo da raggiungere, fattibile con l’adozione di un CMS per la gestione dei contenuti, è quello di avere una sola copia per ogni contenuto, accessibile/modificabile da chiunque autorizzato, raggiungibile da ogni postazione, con tutte le caratteristiche che lo possono distinguere da altri, ma anche raggruppato in vari insiemi e che è possibile trovare, secondo il metodo (mappa mentale, ma anche semplice ricerca) che ognuno dei soggetti preferisce.

Un CMS permette al contenuto, attraverso diverse soluzioni, perchè, tramite un database, elemento fondamentale di un CMS (che però non si vede mai), permette di associare al singolo contenuto, infinite informazioni. Un file, visualizzato in Esplora Risorse, oltre ad essere in una cartella, riporta le informazioni, quali data creazione e modifica, dimensioni di spazio su disco, formato … e descrizione; mediante un database che è legato ad ogni file/contenuto, tornando appunto alla gestione naturale che offre un CMS, queste informazioni, possono essere arricchite, da note, anteprime, link, commenti, che vedremo nel paragrafo successivo, ma è importante la possibilità di aggiungere i tag. I tag, possono sostituire le cartelle (di solito dette categorie, nel linguaggio di Blog e Siti Web) o comunque evitano di complicare la scelta, che in questo caso darebbero una sola possibilità (letteratura, informatica, …, commercialista, vacanze) ed utilizzare anche semplicemente la data, tipo ANNO/MESE e poi inserire tramite le interfacce apposite del CMS i tag. I tag sono a tutti gli effetti delle cartelle/categorie, ma oltre ad avere una esatta definizione, sono delle etichette, che possono essere attribuite, al contenuto, con la regola che più etichette possono essere attribuite ad un contenuto e più contenuti possono avere la stessa etichetta.

Attribuire un nome alle etichette e posizionare le giuste etichette su ogni contenuto, probabilmente, richiede un po’ di attenzione, ma tutto sommato, risulta un apprendimento che può essere fatto col tempo. La più comune ricerca (o filtro) è quella di ricercare il nome di una etichetta (tag, keyword, insieme, categoria, … possono essere usati come sinonimi, in questo caso) e visualizzare tutti i contenuti con quella etichetta; oppure provare a digitare il nome di due etichette e visualizzare tutti quelli che hanno attribuito proprio quelle due etichette.

Stavate pensando alla ricerca di Google?

Gestire versioni, commenti e link

Una volta entrato nella logica del CMS, che ad ogni contenuto, tramite un database, è possibile attribuire infinite informazioni, ciò che segue è possibile e soprattutto restituisce un vantaggio in termini di comprensione, condivisione e ottimizzazione dei tempi.

È necessario individuare immediatamente il punto debole di questo sistema: la possibilità di mettere molte informazioni è sicuramente la prima causa di perdita di tempo. Per ogni informazione su contenuto, deve essere fatta una veloce valutazione sulla effettiva importanza e urgenza nel compilarla. A volte infatti basta selezionare le etichette giuste, per essere facilmente riconoscibile, mentre a volte è necessario allegare immagini, link esterni e dare la possibilità di essere commentata.

Elenco qui a seguito le principali informazioni che si possono attribuire ad ogni contenuto (ma nello stesso momento a gruppi di contenuti)

Versione delle stesso contenuto o versioni parallele

in gergo webmaster si parla di post; con un post creo il contenuto, al quale, nel nostro caso, attribuisco immediatamente il collegamento al file. In questo post, che risulta essere simile ad una pagina di Word, posso inserire una descrizione o una immagine di anteprima, ma anche inserire un elenco, in cui collego tutte le versione dello stesso documento, evidenziando l’ultima ed inserendo dei semplici commenti, come: versione revisionata dal committente; versione in cui era espresso un contenuto che è stato eliminato;

commenti stile forum/discussione

ogni post mette a disposizione una finestra per inserire i commenti, aprire una discussione e chiedere chiarimenti; questa opportunità può essere comoda anche per relazionarsi con operatori esterni, dando la possibilità di leggere il contenuto e ricevere un feedback (vi ricorda forse lo stile blog?);

link a contenuti esterni o interni (a paragrafi o altri contenuti interni al CMS)

una caratteristica importante, che probabilmente è anche quella più anziana sono gli hyperlink, che nel 1991 diventa un protocollo per il linguaggio HTML e che tutt’ora i CMS sviluppano e danno tutta una serie di possibilità, perchè costituiscono l’elemento fondamentale di ogni testo elettronico.

allegati (video, audio, immagini)

simile al metodo degli hyperlink, am più specifici ad altri contenuti, molto è stato sviluppato per gli allegati; si trovano sotto forma di link, ma è possibile aggiungere delle anteprime e script che lo fanno automaticamente; inserire un video in post è diventato molto semplice, così come una galleria di immagini o una mappa con informazioni geografiche (quando tracciate un pacco postale, di solito viene restituito un indirizzo in cui è stato registrato l’ultimo passaggio; questo potrebbe essere visualizzato immediatamente su una mappa nella pagina in cui vi trovate)

riferimenti bibliografici, note, autori, approfondimenti

Essendo dei testi, non bisogna badare a risparmiare spazio e nel momento in cui ci si trova a dover inserire molto testo, si passa “alla pagina successiva” ovvero si crea un post direttamente legato al primo, che può funzionare come indice; inserire quindi informazioni relative a riferimenti bibliografici, note, autori, approfondimenti, non è un problema di spazio, ma recuperare il giusto riferimento, può essere dispersivo; si possono creare degli elenchi, con riferimenti da inserire, creando degli elenchi separatamente e poi inseririli velocemente e con un formato uguale per tutti i casi; questi elenchi sono ancora dei post, con etichette diverse;

Raggruppamenti e sezioni dedicate

Ogni CMS è molto personabilizzabile e permette di adattare contenuti e visualizzazioni alle proprie esigenze. Si possono cambiare i colori, lo stile del testo e la sua grandezza o semplicemente di visualizzare immagini o commenti vari. Se pensiamo a Facebook si può immaginare una situazione simile, dove possiamo cambiare l’immagine del profilo, ricevere aggiornamenti, guardare come procedono gli altri, così come un CMS; ma ho introdotto l’argomento di Facebook, per parlare brevemente della personalizzazione della propria pagina.

Mettiamo ad esempio che siamo un ufficio che occupa dello smistamento della corrispondenza o di ricevere i clienti, sicuramente non ci interessa cosa succede e revisionare i documenti del laboratorio chimico. Ogni utente e ogni ruolo può essere definito e costruire un portale di accesso ai documenti diverso e personalizzato; si può ricevere gli aggiornamenti delle versioni del documento direttamente con un segnale acustico (o messaggio privato) ed intereagire con chi si occupa della revisione. Posso introdurre nel metodo di ricerca delle parole chiave favorite e visualizzare direttamente i contenuti con una o più etichette.

Iniziare ad utilizzare un CMS (OpenSource) è semplice e non richiede alcun costo, se non quello dell’operatore che vi prepara il sistema; consiglio comunque di effettuare questa operazione da soli ed optare per un servizio hosting, che con una spesa di €50 - €100 si ottiene tutto il necessario per avere un CMS pronto all’uso e accessibile da internet. Se invece si preferisce sperimentare sul proprio PC, si consiglia di seguire le indicazioni che trovate in internet, con diversi tutorial, cercando xampp+joomla o xampp+wordpress.